Quy trình 7 bước khai thác hàng LCL đường biển

Trong vận tải biển quốc tế, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ lượng hàng để đóng kín một container 20 feet hay 40 feet. Đối với các lô hàng khối lượng vừa và nhỏ (từ dưới 1 CBM đến khoảng 15 CBM), vận chuyển hàng lẻ LCL (Less than Container Load) là giải pháp tối ưu hóa dòng tiền và chi phí logistics.

Tuy nhiên, gom hàng lẻ là một nghiệp vụ phức tạp vì container phải chia sẻ không gian giữa nhiều chủ hàng khác nhau. Chỉ cần một sai sót nhỏ về chứng từ, nhãn mác hoặc trễ hạn nộp hàng vào kho CFS, lô hàng hoàn toàn có thể bị hoãn xuất (roll tàu), phát sinh chi phí lưu kho bãi đắt đỏ.

Fastrans đúc kết toàn bộ quy trình 7 bước xuất khẩu hàng LCL đường biển chuẩn hóa, công thức tính giá cước thực chiến và những lưu ý cốt lõi giúp doanh nghiệp quản trị rủi ro tối đa.

Khái niệm và công thức tính cước hàng lẻ LCL

1. Khái niệm hàng LCL là gì?

LCL (Less than Container Load) là hình thức vận chuyển đường biển mà trong đó công ty giao nhận vận tải (Freight Forwarder hoặc Consolidator/Co-loader) tập kết nhiều lô hàng lẻ của các chủ hàng khác nhau tại kho CFS (Container Freight Station), sau đó tiến hành đóng ghép (consolidation) vào cùng một container để vận chuyển đến cảng đích.

2. Công thức tính cước Revenue Ton (RT / W/M)

Khác với hàng FCL tính cước theo đơn vị container, cước vận chuyển hàng LCL được tính theo đơn vị Revenue Ton (RT) hoặc W/M (Weight or Measurement).

Quy ước quốc tế trong vận tải đường biển: 1 CBM (Cubic Meter) = 1.000 kg (1 Tấn)

Forwarder sẽ so sánh giữa Thể tích (CBM) và Trọng lượng thực tế (Gross Weight theo Tấn), giá trị nào lớn hơn sẽ được dùng làm căn cứ tính cước (Chargeable Weight).

Ví dụ thực tế:

• Trường hợp hàng nhẹ (Hàng thể tích): Lô hàng quần áo may sẵn có thể tích , trọng lượng tổng  ().

 Tính cước theo .

• Trường hợp hàng nặng (Hàng trọng lượng): Lô linh kiện máy móc thể tích , trọng lượng tổng  ().

 Tính cước theo .

Quy trình 7 bước xuất khẩu hàng LCL đường biển chuẩn xác

Bước 1: Yêu cầu báo giá và gửi Booking Request

Chủ hàng gửi thông tin chi tiết lô hàng cho đơn vị forwarder để xin báo giá cước biển (Ocean Freight – O/F) và biểu phí địa phương (Local Charges cảng đi và cảng đến).

• Thông tin bắt buộc trên Booking Request: Tên hàng, mã HS (nếu có), số kiện, kích thước từng kiện (Dài x Rộng x Cao tính bằng cm), tổng trọng lượng (Gross Weight), cảng bốc (POL), cảng dỡ (POD), ngày hàng sẵn sàng (Cargo Ready Date – CRD), điều kiện Incoterms.
• Chứng từ nhận được: Sau khi chốt giá, forwarder sẽ gửi lại Booking Confirmation (Lệnh cấp chỗ). Chủ hàng cần đặc biệt kiểm tra các mốc thời gian quan trọng:
  • CFS Closing time / Cut-off: Hạn chót xe hàng phải vào cổng kho CFS và nộp biên bản.
  • Customs Cut-off: Hạn chót hoàn thành thông quan tờ khai hải quan.
  • SI Cut-off: Hạn chót gửi chi tiết hướng dẫn lập vận đơn.

Bước 2: Chuẩn bị hàng hóa, đóng gói và dán Shipping Mark

Hàng LCL phải bốc dỡ qua nhiều khâu trung chuyển cơ học tại kho CFS và chịu tải trọng xếp chồng trong container. Vì vậy, khâu chuẩn bị đóng gói quyết định 90% sự an toàn của hàng hóa:

• Quy chuẩn bao bì: Dùng thùng carton định lượng cao 5–7 lớp hoặc kiện gỗ chuyên dụng. Nếu sử dụng pallet gỗ hoặc kiện gỗ thưa, bắt buộc phải có dấu hun trùng đạt chuẩn ISPM 15 để tránh bị hải quan nước nhập khẩu từ chối cho hạ bốc.
• Dán nhãn vận chuyển (Shipping Mark): Bắt buộc dán tối thiểu trên 2 mặt đối diện của từng kiện hàng. Nội dung nhãn cần có:
  • Tên người nhận (Consignee) / Mã viết tắt đơn hàng.
  • Cảng đến (Port of Discharge).
  • Số thứ tự kiện / Tổng số kiện (ví dụ: Package No.: 1/20, 2/20…).
  • Xuất xứ hàng hóa (Made in Vietnam).
  • Ký hiệu cảnh báo bảo quản (hàng dễ vỡ, hướng đặt kiện, cấm xếp chồng nếu có).

Bước 3: Đưa hàng ra kho CFS theo hướng dẫn trên Booking

Chủ hàng điều xe tải/xe gom đưa hàng đến đúng địa chỉ và mã kho CFS ghi trên Booking Confirmation.

• Thao tác tại kho CFS:
  1. Tài xế nộp Booking Confirmation tại phòng tiếp nhận hồ sơ kho CFS.
  2. Đưa xe vào cửa sàn kho (dock) chỉ định để công nhân kho dỡ hàng xuống.
  3. Thủ kho đo đạc lại kích thước ba chiều thực tế và cân lại tổng trọng lượng.
• Chứng từ mấu chốt: Nhận Biên bản giao nhận hàng vào kho (Warehouse Receipt – WR) hoặc Phiếu nhập kho có chữ ký xác nhận của thủ kho CFS về số lượng kiện, tình trạng bao bì bên ngoài và số đo thực tế.

Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Song song hoặc ngay sau khi hàng đã hạ vào kho CFS an toàn, doanh nghiệp tiến hành thông quan hải quan.

• Mã địa điểm lưu kho: Khi mở tờ khai hải quan xuất khẩu trên phần mềm ECUS/VNACCS, bắt buộc phải điền chính xác Mã địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến tương ứng với mã định danh của kho CFS đó.
• Luồng tờ khai:
  • Luồng Xanh: Hệ thống tự động thông quan, in mã vạch tờ khai để thanh lý hải quan giám sát.
  • Luồng Vàng: Xuất trình bộ hồ sơ điện tử (Invoice, Packing List, Hợp đồng…) cho hải quan kiểm tra.
  • Luồng Đỏ: Hải quan mở niêm phong kiểm tra thực tế hàng hóa trực tiếp tại kho CFS. Do hàng LCL đã hạ kho, việc kiểm hóa luồng Đỏ cần phối hợp khẩn trương với thủ kho CFS để kịp giờ Cut-off.
• Hoàn tất thủ tục: Nộp tờ khai đã thông quan và mã vạch cho hải quan giám sát tại cảng/kho CFS trước giờ Customs Cut-off.

Bước 5: Gửi Shipping Instruction (SI) và duyệt Draft B/L

Chủ hàng gửi chỉ dẫn vận chuyển (SI) cho forwarder trước hạn SI Cut-off.

• Thông tin lập vận đơn: Chi tiết Shipper, Consignee, Notify Party, mô tả tên hàng, mã HS, số lượng kiện, trọng lượng gross, thể tích CBM, số kiện và ký mã hiệu (Shipping Marks).
• Duyệt vận đơn phụ (Draft House Bill of Lading – HBL): Forwarder sẽ gửi lại bản Draft HBL. Chủ hàng cần rà soát kỹ lưỡng từng ký tự (đặc biệt là tên công ty, địa chỉ, số invoice) để yêu cầu chỉnh sửa trước khi tàu chạy, tránh phát sinh phí chỉnh sửa Bill (Amendment Fee).

Bước 6: Đóng ghép container và tàu khởi hành theo lịch trình

• Tại kho CFS, đơn vị gom hàng (Consolidator) sẽ điều phối công nhân bốc xếp toàn bộ các lô hàng lẻ theo sơ đồ đóng hàng, đóng chèn lót chắc chắn vào container, sau đó bấm seal hãng tàu.
• Kéo container ra bãi cảng (CY) và xếp lên tàu theo kế hoạch.
• Forwarder sẽ cập nhật thông báo tàu chạy (Notice of Departure) kèm ngày khởi hành thực tế (ATD) và ngày dự kiến đến cảng đích (ETA). Chủ hàng có thể tra cứu hành trình tàu thông qua mã vận đơn trên hệ thống tracking của forwarder hoặc hãng tàu vận chuyển.

Bước 7: Thanh toán cước phí và nhận Vận đơn chính thức

• Chủ hàng thanh toán cước vận chuyển và các phụ phí Local Charges đầu xuất theo thông báo cước (Debit Note) từ forwarder.
• Sau khi nhận thanh toán, forwarder sẽ phát hành vận đơn theo thỏa thuận mua bán:
  • Vận đơn gốc (Original B/L): Bộ 3 bản gốc, gửi chuyển phát nhanh sang người nhận hàng ở nước ngoài để nhận hàng.
  • Điện giao hàng (Telex Release / Surrendered B/L): Áp dụng khi đã thanh toán tiền hàng đầy đủ, forwarder sẽ thông báo cho đại lý đầu nhập giải phóng hàng cho consignee mà không cần nộp vận đơn gốc giấy.
• Gửi toàn bộ bộ chứng từ xuất khẩu (B/L, Commercial Invoice, Packing List, C/O…) cho người mua để họ tiến hành thủ tục nhập khẩu tại cảng đích.

Bảng chi phí và lưu ý khi làm hàng LCL

1. Các loại phụ phí Local Charges thường gặp ở hàng lẻ

Một sai lầm phổ biến của các doanh nghiệp mới xuất khẩu là chỉ nhìn vào cước biển (Ocean Freight) mà bỏ quên các chi phí cố định tại kho và cảng:

Tên phụ phí	Tên viết tắt	Bản chất nghiệp vụ	Căn cứ tính cước
Phí bốc xếp kho CFS	CFS Fee	Chi phí bốc dỡ, lưu bãi tạm thời, phân loại và đóng hàng vào container tại kho CFS	Tính theo CBM / RT
Phí làm vận đơn	Bill of Lading (B/L) Fee	Chi phí phát hành và quản lý vận đơn của forwarder	Cố định trên mỗi lô/lần xuất B/L
Phí xếp dỡ tại cảng	THC (Terminal Handling Charge)	Khoản phí bến bãi nộp cho cảng để cẩu container lên tàu (được phân bổ theo tỷ lệ hàng lẻ)	Tính theo CBM / RT
Phí niêm phong chì	Seal Fee	Chi phí kẹp chì an ninh cho container	Thường phân bổ hoặc thu theo lô
Phí truyền dữ liệu hải quan	AMS / AFR / ENS / ACI	Phí truyền thông tin trước cho cơ quan hải quan của nước nhập khẩu (Mỹ, Nhật Bản, Châu Âu, Canada…)	Thu cố định theo lô hàng

2. Cảnh báo một số rủi ro thực tế

1. Cảnh giác với Bẫy cước âm:

Nhiều forwarder chào cước biển đi các tuyến Châu Á hoặc Trung Đông với giá cực thấp ( hoặc thậm chí hoàn tiền lại cho shipper). Tuy nhiên, họ sẽ đẩy toàn bộ chi phí bù lỗ sang cảng đích bằng cách thu phụ phí CFS đầu nhập ở mức rất cao từ đối tác mua hàng (Consignee). Điều này dễ dẫn đến nguy cơ khách mua khiếu nại, từ chối nhận hàng hoặc hủy hợp đồng thương mại.

2. Khống chế rủi ro trễ hẹn (CFS Cut-off):

Hàng LCL không thể xin hoãn giờ cắt máng dễ dàng như hàng FCL nguyên container. Nếu hàng đưa vào kho CFS muộn hoặc tờ khai bị vướng kiểm hóa qua giờ cut-off, lô hàng sẽ buộc phải dỡ ra để container kịp đóng ghép lên tàu. Lô hàng của bạn sẽ bị rớt lại tàu sau (roll tàu), phát sinh phí phạt lưu kho CFS và chi phí đóng rút lại hàng.

3. Quy định thể tích thực tế:

Kho CFS luôn đo đạc lại tại cửa kho. Nếu kiện hàng đóng bị phình to hoặc lồi lõm, thể tích tính cước sẽ căn cứ theo điểm rộng nhất của kiện hàng, dẫn đến số tiền thanh toán thực tế thường cao hơn con số ước tính trên giấy tờ ban đầu.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Kết luận

Làm hàng lẻ LCL đường biển là giải pháp tiết kiệm ngân sách và linh hoạt cho chuỗi cung ứng, nhưng đòi hỏi sự chuẩn xác cao trong từng khâu phối hợp từ đóng gói bao bì, kiểm soát giờ cắt máng CFS cho đến truyền nộp dữ liệu chứng từ. Lựa chọn một đơn vị forwarder có uy tín, minh bạch về biểu phí hai đầu đi – đến sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí và đảm bảo dòng luân chuyển hàng hóa an toàn, đúng hẹn.