Quy trình 7 bước đóng gói hàng LCL an toàn & tiết kiệm

Vận chuyển hàng lẻ (LCL) mang lại lợi ích kinh tế vượt trội nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro hư hỏng cao do đặc thù bốc xếp nhiều lần và lưu kho CFS. Để bảo vệ tài sản và tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình 7 bước đóng gói tiêu chuẩn. Quy trình bắt đầu từ việc phân loại hàng hóa dựa trên tính chất vật lý, lựa chọn thùng carton 5-7 lớp mới và sử dụng vật liệu đệm lót để triệt tiêu khoảng trống. Đặc biệt, việc pallet hóa kết hợp dán nhãn vận chuyển đầy đủ và tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế là “chìa khóa” giúp hàng hóa di chuyển an toàn và nhanh chóng. Cuối cùng, việc chụp ảnh và kiểm soát chứng từ chặt chẽ sẽ tạo ra lớp bảo hiểm vô hình, giúp doanh nghiệp chủ động trong mọi tình huống tranh chấp.

Đóng gói chuẩn không chỉ là bảo vệ hàng hóa, mà là bảo vệ uy tín và lợi nhuận của chính doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.

Fastrans tư vấn khách hàng tuân thủ quy trình đóng hàng 7 bước cho hàng LCL

Bước 1: Phân loại và Đánh giá đặc tính hàng hóa

Trước khi chạm tay vào băng keo hay màng co, hãy dành thời gian để hiểu món hàng của mình. Mỗi loại hàng có một “kẻ thù” riêng:

• Hàng dễ vỡ (Fragile): Kẻ thù là sự rung lắc và va đập.
• Hàng máy móc: Kẻ thù là độ ẩm và sự oxy hóa (nước biển có tính ăn mòn rất cao).
• Hàng hóa chất/chất lỏng: Kẻ thù là áp suất và sự rò rỉ.

💡💡💡Lời khuyên của Fastrans: Nếu hàng của bạn là hàng lẻ nhưng thuộc danh mục nguy hiểm (DG – Dangerous Goods), hãy kiểm tra kỹ MSDS (Material Safety Data Sheet). Việc đóng gói sai quy chuẩn không chỉ gây hư hỏng hàng bên cạnh mà còn có thể khiến bạn đối mặt với các khoản phạt khổng lồ từ hãng tàu.

Bước 2: Chọn phương tiện đóng gói – thùng carton và vật liệu đệm lót

Sai lầm phổ biến nhất của các doanh nghiệp vừa và nhỏ là tận dụng lại thùng carton cũ hoặc dùng thùng 3 lớp mỏng manh cho vận chuyển quốc tế.

1. Tiêu chuẩn vàng: Luôn sử dụng thùng carton 5 lớp hoặc 7 lớp mới hoàn toàn. Thùng cũ đã mất đi 30-50% khả năng chịu lực nén.
2. Vật liệu đệm: Đừng tiết kiệm xốp bong bóng (bubble wrap) hoặc túi khí (airbag). Quy tắc là: Không để bất kỳ khoảng trống nào bên trong thùng. Khoảng trống chính là nơi tạo ra sự chuyển động, dẫn đến đổ vỡ từ bên trong.
3. Kỹ thuật “Box-in-box”: Đối với hàng linh kiện điện tử giá trị cao, hãy đóng vào một hộp nhỏ, sau đó đặt hộp nhỏ đó vào một hộp lớn hơn với lớp đệm dày ít nhất 5cm ở giữa.

Bước 3: Tối ưu thể tích hàng hóa: giảm tối đa số CBM

Trong vận chuyển LCL, bạn trả tiền dựa trên mỗi mét khối (CBM). Một kiện hàng đóng gói cồng kềnh, lồi lõm không chỉ làm tăng rủi ro bị chồng xếp kém mà còn làm đội chi phí vận chuyển. Hãy đảm bảo các cạnh của thùng phẳng tuyệt đối. Nếu thùng bị phồng, kho CFS sẽ đo dựa trên điểm rộng nhất, và bạn có thể phải trả thêm 10-20% phí vận chuyển vô ích.

💡💡💡Mẹo: Hãy đóng hàng sao cho tổng kích thước (bao gồm cả pallet) tiệm cận với các số nguyên để tối ưu diện tích sàn container.

Bước 4: Đóng pallet cho hàng hóa

Nếu có điều kiện, tôi luôn khuyên khách hàng tại Fastrans hãy đóng hàng lên Pallet. Đây là bước quan trọng nhất để tách biệt hàng của bạn với “đám đông”.

1. Tại sao cần Pallet? Hàng LCL được bốc xếp ít nhất 4 lần: Từ kho bạn lên xe tải -> Từ xe tải vào kho CFS -> Từ kho CFS vào Container -> Và quy trình ngược lại ở cảng đến. Pallet giúp xe nâng thao tác chuẩn xác, tránh việc công nhân bốc xếp thủ công quăng quật hàng.
2. Lưu ý về Hun trùng (Fumigation): Nếu dùng pallet gỗ xuất khẩu đi Mỹ, EU, Úc… bắt buộc phải có dấu ISPM 15. Thiếu dấu này, hàng của bạn sẽ bị tái xuất ngay lập tức, chi phí lúc đó sẽ là một thảm họa thực sự. Pallet nhựa là một lựa chọn thay thế tốt nếu bạn muốn bỏ qua bước hun trùng.

Bước 5: Phân bổ trọng tâm và niềng đai

Khi xếp hàng lên pallet, hãy nhớ quy tắc: Nặng dưới – Nhẹ trên và Trọng tâm ở giữa.

1. Đừng bao giờ để hàng tràn ra ngoài mép pallet (overhang), vì đó là vị trí dễ bị va quẹt và móp méo nhất khi xe nâng di chuyển.
2. Niềng đai: Sử dụng ít nhất 4 dây đai nhựa hoặc thép để siết chặt các khối hàng vào pallet. Sau đó, hãy quấn ít nhất 3-5 lớp màng co (Stretch wrap) để cố định toàn bộ khối hàng thành một khối thống nhất, chống bụi và chống ẩm.

Bước 6: Dán nhãn (Labeling)

Hàng hóa không biết nói, nhưng nhãn mác sẽ nói cho nhân viên kho biết cần làm gì với chúng. Một kiện hàng LCL thiếu Shipping Mark (nhãn vận chuyển) rất dễ bị thất lạc hoặc giao nhầm cảng.

1. Nội dung nhãn: Tên người nhận (Consignee), Cảng đến (POD), Số kiện (Ví dụ: 1/20, 2/20…), và quan trọng nhất là mã định danh lô hàng (Booking No/House Bill No).
2. Ký hiệu cảnh báo: Đừng quên dán các biểu tượng “Fragile”, “This Side Up” hoặc “Keep Dry” ở ít nhất 2 mặt bên của kiện hàng. Tại kho CFS, hàng thường được xếp khít nhau, nếu bạn chỉ dán một mặt, nhân viên sẽ không thể thấy chỉ dẫn khi kiện hàng bị xoay hướng khác.

Bước 7: Chuẩn bị chứng từ và chụp ảnh hàng hóa

Bước cuối cùng này không nằm ở tay chân mà nằm ở sự cẩn thận của bộ phận chứng từ.

1. Chụp ảnh lưu chứng: Hãy chụp ảnh hàng hóa ở 3 giai đoạn: 1. Lúc chưa đóng thùng; 2. Lúc đã đóng pallet hoàn thiện; 3. Lúc hàng nằm trên xe tải. Những bức ảnh này là bằng chứng thép nếu có tranh chấp bảo hiểm xảy ra sau này.
2. Kiểm tra SI (Shipping Instruction): Đảm bảo trọng lượng và kích thước trên thực tế khớp 100% với vận đơn. Một sai số nhỏ về trọng lượng cũng có thể khiến hàng bị kẹt lại tại cảng để kiểm tra trọng tải (VGM).

Tại sao hàng LCL đòi hỏi đóng gói kỹ hơn so với FCL

Nhiều chủ hàng thường lầm tưởng rằng đóng gói hàng lẻ cũng giống như hàng nguyên container. Tuy nhiên, sự khác biệt về số lần bốc xếp và môi trường vận chuyển tạo ra những yêu cầu hoàn toàn khác biệt:

Tổng kết và lời khuyên từ Fastrans

Vận chuyển LCL là một giải pháp tiết kiệm cho doanh nghiệp, nhưng nó chỉ thực sự hiệu quả khi bạn kiểm soát được rủi ro từ khâu đóng gói. Tại Fastrans, chúng tôi luôn coi việc tư vấn đóng gói là một phần không thể tách rời của dịch vụ vận chuyển. Một kiện hàng được đóng gói chuẩn chỉnh không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của người bán mà còn giúp hành trình từ nhà máy đến tay người mua trở nên mượt mà, không phát sinh chi phí “ngầm”.

Bạn đang gặp khó khăn với một mặt hàng đặc thù? Đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để nhận được hướng dẫn đóng gói chi tiết và báo giá vận chuyển tối ưu nhất.