Quy trình làm hàng LCL đường biển chi tiết

Gửi hàng LCL (Less than Container Load) là lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp có lượng hàng hóa nhỏ, không đủ thuê nguyên một container để đóng hàng. Quy trình gửi hàng LCL đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng, đúng quy định và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 8 bước trong quy trình gửi hàng LCL đường biển.

Hướng dẫn quy trình 8 bước gửi hàng LCL đường biển

Bước 1. Chủ hàng gửi booking request

Trước tiên, chủ hàng cần liên hệ với đơn vị giao nhận (forwarder) để đặt chỗ cho lô hàng. Nội dung booking request bao gồm:

– Thông tin người gửi (shipper) và người nhận hàng (consignee)

– Loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng và kích thước kiện hàng

– Cảng đi và cảng đến

– Ngày dự kiến xuất hàng

Sau khi nhận booking request, forwarder sẽ kiểm tra và xác nhận chỗ với hãng tàu, đồng thời cung cấp booking confirmation cho chủ hàng.

Bước 2. Chuẩn bị hàng hóa

Sau khi có booking, chủ hàng cần đóng gói hàng hóa theo tiêu chuẩn quốc tế để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Một số lưu ý quan trọng:

– Đóng gói chắc chắn, phù hợp với đặc tính của hàng hóa

– Dán nhãn (remarks) đầy đủ. Điều này rất quan trọng nhằm mục đích có thể dễ dàng phân biệt, tránh bị thất lạc do phải đóng chung với nhiều chủ hàng khác

– Những hàng nhẹ, đóng carton nếu có rủi ro bị móp, méo, hãy có biện pháp chèn lót phù hợp. Đồng thời có thể báo trước với đơn vị forwarder để lấy giá “không xếp chồng” hoặc top load

– Chuẩn bị kỹ hồ sơ, chứng từ: invoice, packing list, chứng nhận xuất xứ (CO), chứng nhận kiểm dịch (nếu có)…

Bước 3. Đưa hàng ra kho CFS theo thông tin trên booking

Kho CFS (Container Freight Station) là nơi tập kết hàng lẻ trước khi được đóng chung vào container. Chủ hàng cần đưa hàng đến đúng kho CFS theo chỉ dẫn trên booking confirmation. Khi giao hàng, cần lưu ý:

– Kiểm tra thông tin kho CFS. Do tại mỗi cảng sẽ có nhiều kho CFS với mã định danh khác nhau

– Nhận biên bản giao nhận hàng (Warehouse Receipt) từ kho CFS

Bước 4. Làm thủ tục hải quan hàng xuất khẩu

Sau khi đưa hàng hóa vào kho CFS thành công, tại bước này, chủ hàng cần đảm bảo lô hàng của mình được thông quan theo quy định. Quy trình làm thủ tục hải quan bao gồm:

– Khai báo hải quan điện tử. Tại đây đính kèm các chứng từ cần thiết như invoice, packing list, CO, CQ

– Nhận phản hồi từ hệ thống hải quan

– Hoàn tất thủ tục và lấy tờ khai thông quan

Bước 5. Gửi Shipping Instruction (SI) và làm vận đơn

Sau khi lô hàng đã thông quan và vào kho CFS, chủ hàng cần gửi Shipping Instruction (SI) cho forwarder để làm vận đơn (Bill of Lading – B/L). Nội dung SI bao gồm:

– Thông tin người gửi và người nhận

– Mô tả hàng hóa

– Điều kiện giao nhận (Incoterms)

– Cảng đóng hàng và cảng đích

Forwarder sẽ dựa vào SI để phát hành vận đơn và gửi cho chủ hàng kiểm tra trước khi phát hành chính thức.

Bước 6. Xác nhận khởi hành tại cảng xuất phát

Khi hàng được đóng chung vào container và xếp lên tàu, forwarder sẽ gửi thông báo xác nhận tàu đã rời cảng. Chủ hàng có thể theo dõi lịch trình vận chuyển thông qua số vận đơn hoặc hệ thống tracking của hãng tàu.

Bước 7. Thanh toán chi phí

Chủ hàng cần thanh toán các chi phí vận chuyển, bao gồm cước biển và local charges. Chi tiết các loại phí có thể tham khảo tại đây. Sau khi thanh toán đầy đủ, forwarder sẽ gửi vận đơn gốc (Original Bill of Lading) hoặc vận đơn điện tử (Telex Release) cho chủ hàng.

Bước 8. Nhận thông báo hàng đến tại cảng đích

Khi hàng đến cảng đích, forwarder sẽ gửi thông báo hàng đến (Arrival Notice) cho người nhận. Người nhận cần:

– Kiểm tra thông tin trên vận đơn và Arrival Notice

– Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để làm thủ tục nhập khẩu

– Thanh toán các khoản phí tại cảng đích (nếu có) và nhận hàng