C/O Form AJ là gì? Quy trình xin cấp C/O AJ đi Nhật Bản
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) mẫu AJ là chứng từ pháp lý do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho hàng hóa xuất khẩu được hưởng các ưu đãi thuế quan đặc biệt theo Hiệp định Đối tác kinh tế toàn diện ASEAN – Nhật Bản (AJCEP). Là đơn vị logistics chuyên nghiệp, Fastrans hiểu rất rõ quy trình để xin C/O form AJ. Qua bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho quý khách hàng cái nhìn toàn diện từ khái niệm, tiêu chí xuất xứ, checklist hồ sơ cho đến quy trình xin cấp C/O mẫu AJ đi Nhật Bản mới nhất, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và thông quan thuận lợi.
C/O Form AJ là gì? Cơ sở pháp lý về C/O form AJ
1. Khái niệm chứng nhận xuất xứ Form AJ
C/O Form AJ (Certificate of Origin Form AJ) là mẫu chứng nhận xuất xứ hàng hóa được cấp theo Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện ASEAN – Nhật Bản (AJCEP). Hiệp định này có hiệu lực từ năm 2008, cho phép hàng hóa có xuất xứ từ các nước thành viên ASEAN khi nhập khẩu vào Nhật Bản (và ngược lại) được hưởng các mức thuế quan ưu đãi đặc biệt.
Tại Việt Nam, các cơ quan được Bộ Công Thương ủy quyền (như các Phòng Quản lý Xuất Nhập khẩu khu vực hoặc VCCI) là đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và cấp phát loại chứng từ này cho doanh nghiệp xuất khẩu.
2. Vai trò kinh tế của C/O mẫu AJ đối với doanh nghiệp
Một bộ C/O Form AJ hợp lệ mang lại 2 lợi ích cho doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa đi Nhật Bản:
- Giảm thiểu tối đa chi phí thuế quan: Thuế nhập khẩu áp dụng cho hàng có C/O Form AJ thường hạ về mức 0% hoặc thấp hơn rất nhiều so với thuế suất ưu đãi tối huệ quốc (MFN).
- Tăng lợi thế cạnh tranh vượt trội: Tại một thị trường khắt khe như Nhật Bản, việc sản phẩm của bạn có giá thành rẻ hơn nhờ ưu đãi thuế sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các nhà nhập khẩu lớn và ký kết các hợp đồng dài hạn.
3. Cơ sở pháp lý về C/O form AJ
| Văn bản điều chỉnh | Cơ quan ban hành | Vai trò và nội dung điều chỉnh trọng tâm |
| Nghị định số 31/2018/NĐ-CP | Chính phủ | Quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương về xuất xứ hàng hóa, thiết lập khung pháp lý nền tảng cho việc cấp, thu hồi và hủy bỏ C/O. |
| Thông tư số 05/2018/TT-BCT | Bộ Công Thương | Quy định chung về xuất xứ hàng hóa và các biểu mẫu kê khai xuất xứ cho thương nhân. |
| Thông tư số 37/2022/TT-BCT | Bộ Công Thương | Hướng dẫn chi tiết Quy tắc xuất xứ hàng hóa trong Hiệp định AJCEP và quy định mẫu C/O AJ. |
| Thông tư số 36/2023/TT-BTC | Bộ Tài chính | Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận xuất xứ hàng hóa. |
| Thông tư số 44/2023/TT-BCT | Bộ Công Thương | Sửa đổi Thông tư số 05/2018/TT-BCT; cập nhật quy tắc cụ thể mặt hàng (PSR) và thay thế biểu mẫu khai báo “WO”. |
| Nghị định số 146/2025/NĐ-CP | Chính phủ | Quy định về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực công nghiệp và thương mại, tạo cơ sở pháp lý cho cải cách thủ tục hành chính. |
| Thông tư số 40/2025/TT-BCT | Bộ Công Thương | Quy định về cấp C/O và chấp thuận bằng văn bản cho thương nhân tự chứng nhận xuất xứ theo khoản 6 Điều 28 Nghị định số 146/2025/NĐ-CP. |
| Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP | Chính phủ | Quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu số quốc gia, thúc đẩy cơ chế chia sẻ dữ liệu liên thông. |
| Thông tư số 12/2026/TT-BCT | Bộ Công Thương | Bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Công Thương nhằm đồng bộ hóa quy trình cấp C/O. |
Các tiêu chí xác định xuất xứ hàng hóa đối với C/O Form AJ
Để được cấp C/O mẫu AJ, hàng hóa của bạn không thể chỉ đơn thuần là bốc xếp tại cảng Việt Nam, mà phải chứng minh được “quốc tịch” thông qua các tiêu chí xuất xứ nghiêm ngặt quy định trong hiệp định AJCEP. Dưới đây là các tiêu chí xuất xứ cơ bản (được thể tại Ô số 7 trên form C/O) mà bạn cần lưu ý:
| Tiêu chí xuất xứ | Ký hiệu | Giải thích chi tiết & Ví dụ thực tế |
| Xuất xứ thuần túy | WO (Wholly Obtained) | Hàng hóa được khai thác hoặc sinh trưởng 100% tại Việt Nam. Ví dụ: Thủy hải sản đánh bắt tại vùng biển VN, trái cây (xoài, thanh long) trồng và thu hoạch tại VN. |
| Sản xuất toàn bộ | PE (Produced Entirely) | Hàng hóa được chế biến hoàn toàn tại Việt Nam từ những nguyên liệu cũng đã đạt tiêu chuẩn xuất xứ của AJCEP. |
| Hàm lượng giá trị khu vực | RVC (Regional Value Content) | Giá trị nguyên vật liệu có nguồn gốc từ các nước ASEAN và Nhật Bản cấu thành nên sản phẩm phải đạt tỷ lệ quy định. Yêu cầu: Thường RVC tối thiểu 40%. |
| Chuyển đổi mã số hàng hóa | CTC (Change in Tariff Classification) | Nguyên liệu nhập khẩu từ nước ngoài (ngoài ASEAN và Nhật Bản) trải qua quá trình gia công tại Việt Nam làm thay đổi mã HS Code của thành phẩm. Phân loại: Chuyển đổi Chương (CC), Chuyển đổi Nhóm (CTH), Chuyển đổi Phân nhóm (CTSH). |
Quy trình chi tiết khai báo xin cấp C/O form AJ
1. Thiết lập tài khoản thương nhân trên cổng thông tin điện tử
Để được phép đề nghị cấp C/O mẫu AJ, thương nhân phải hoàn thành thủ tục đăng ký thông tin ban đầu nhằm xác lập tư cách pháp lý trên Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử (eCoSys) của Bộ Công Thương.
- Tạo tài khoản dịch vụ công: Thương nhân truy cập vào địa chỉ trực tuyến dichvucong.moit.gov.vn/Register.aspx để thực hiện khai báo thông tin doanh nghiệp. Quá trình khai báo đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối đối với các thông tin cốt lõi như mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin người đại diện pháp luật. Các tệp tin đính kèm trong bước đăng ký này bắt buộc phải giới hạn dung lượng dưới 5MB để đảm bảo hiệu năng truyền tải của hệ thống.
- Khai báo thông tin trên hệ thống eCoSys: Sau khi tài khoản dịch vụ công được phê duyệt, thương nhân thực hiện liên kết và khai báo hồ sơ đăng ký thương nhân lần đầu trên hệ thống eCoSys tại địa chỉ www.ecosys.gov.vn.
- Thẩm định và kích hoạt: Cán bộ trực thuộc Phòng quản lý Xuất Nhập Khẩu của Bộ Công Thương sẽ tiến hành đối chiếu và phê duyệt tài khoản trực tuyến. Doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan thẩm quyền để đẩy nhanh tiến độ phê duyệt trong các trường hợp cấp bách. Khi tài khoản được kích hoạt, thương nhân sử dụng chữ ký số (chứng thư số doanh nghiệp – USB Token) để thực hiện các giao dịch điện tử và ký số trực tiếp lên các chứng từ đính kèm.
2. Trình tự sáu bước thực hiện cấp C/O
- Bước 1: Khai báo và nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O Thương nhân tiến hành khai báo đầy đủ các thông tin của lô hàng xuất khẩu trên hệ thống eCoSys tại địa chỉ www.ecosys.gov.vn. Sau khi hoàn tất phần khai báo trực tuyến và đính kèm đầy đủ hồ sơ đã được ký số bằng chữ ký điện tử doanh nghiệp, thương nhân gửi hồ sơ duyệt điện tử. Trong trường hợp lựa chọn phương thức truyền thống hoặc có yêu cầu riêng, thương nhân có thể nộp trực tiếp hồ sơ giấy tại trụ sở hoặc gửi qua đường bưu điện đến Tổ chức cấp C/O và nộp phí C/O theo quy định.
- Bước 2: Thẩm định hồ sơ và phản hồi hệ thống Cán bộ phụ trách của Tổ chức cấp C/O kiểm tra chi tiết tính hợp lý, hợp lệ của toàn bộ hồ sơ đính kèm và đưa ra một trong năm quyết định xử lý hiển thị trực tiếp trên hệ thống :
- Chấp nhận cấp C/O: Hệ thống ghi nhận hồ sơ hợp lệ và thông báo thời gian cụ thể thương nhân nhận kết quả.
- Đề nghị bổ sung chứng từ: Nêu rõ danh mục cụ thể các tài liệu pháp lý còn thiếu cần phải bổ sung vào hồ sơ.
- Đề nghị kiểm tra lại chứng từ: Yêu cầu giải trình hoặc đối chiếu lại thông tin khi phát hiện các mâu thuẫn số liệu dựa trên các bằng chứng cụ thể và xác thực.
- Từ chối cấp C/O: Áp dụng nếu phát hiện lô hàng vi phạm các trường hợp không được cấp xuất xứ quy định tại Điều 21 Nghị định số 31/2018/NĐ-CP hoặc phát hiện lô hàng đã hoàn thành xuất khẩu thực tế vượt quá thời hạn 01 năm tính đến ngày nộp đơn xin cấp C/O.
- Đề nghị kiểm tra cơ sở sản xuất: Quyết định cử đoàn kiểm tra thực tế nhà máy của thương nhân theo Khoản 1 Điều 28 Nghị định số 31/2018/NĐ-CP khi có nghi ngờ nghiêm trọng về quy trình chế biến thực tế.
- Bước 3: Thẩm định hồ sơ bổ sung và trình ký Thương nhân cập nhật các chứng từ bổ sung lên hệ thống. Cán bộ kiểm tra lại toàn bộ phần hồ sơ cập nhật này, nếu đạt yêu cầu sẽ ký phê duyệt điện tử và trình người có thẩm quyền của Tổ chức cấp C/O ký duyệt ban hành.
- Bước 4: Ký phê duyệt và phân loại phương thức trả kết quả Người có thẩm quyền của Tổ chức cấp C/O thực hiện xem xét hồ sơ và phê duyệt theo một trong hai hình thức điện tử hoặc duyệt C/O giấy
- Phê duyệt C/O điện tử: Ký duyệt trực tuyến và trả kết quả C/O dưới dạng tệp tin PDF đã ký số hoàn chỉnh cho thương nhân trực tiếp trên hệ thống eCoSys. Trong trường hợp này, quy trình kết thúc ngay lập tức, doanh nghiệp không cần thực hiện tiếp Bước 5 và Bước 6.
- Phê duyệt C/O giấy: Ký trực tiếp bằng tay lên phôi C/O giấy vật lý. Lúc này, cán bộ tiếp tục thực hiện Bước 5 và Bước 6.
- Bước 5: Đóng dấu vật lý và đóng hồ sơ hệ thống Đối với C/O giấy, cán bộ cấp C/O đóng con dấu cơ quan lên phôi C/O giấy đã được người có thẩm quyền ký duyệt, ghi nhận số liệu vào sổ theo dõi nội bộ và tiến hành đóng trạng thái hồ sơ trên hệ thống eCoSys.
- Bước 6: Trả kết quả trực tiếp hoặc qua bưu chính Tổ chức cấp C/O thực hiện bàn giao bản gốc C/O giấy hoàn chỉnh cho đại diện của thương nhân hoặc gửi qua đường bưu điện theo yêu cầu.
Thành phần hồ sơ xin cấp C/O mẫu AJ gồm những gì?
Hồ sơ đề nghị cấp C/O đầy đủ bao gồm các chứng từ sau:
- Đơn đề nghị cấp C/O (Form mẫu): Đã được khai hoàn chỉnh, ký đóng dấu bởi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
- Mẫu C/O Form AJ: Đã được đánh máy chính xác thông tin (1 bản gốc – Original và 2 bản sao – Triplicate).
- Tờ khai hải quan xuất khẩu: Bản in từ hệ thống ECUS/VNACCS đã có kết quả thông quan và đóng dấu của DN.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản do doanh nghiệp phát hành cho đối tác Nhật Bản.
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): 1 bản chi tiết về trọng lượng, quy cách đóng gói.
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading) hoặc Vận đơn hàng không (Airway Bill): 1 bản sao có đóng dấu sao y.
- Bảng giải trình tiêu chí xuất xứ (BOM – Bill of Materials): Đây là chứng từ kỹ thuật quan trọng nhất. Bạn phải giải trình rõ quy trình sản xuất, định mức nguyên vật liệu, hóa đơn mua bán nguyên liệu trong nước hoặc tờ khai nhập khẩu nguyên liệu đầu vào để chứng minh hàng đạt tiêu chí RVC hoặc CTC.
Các câu hỏi thường gặp (FAQs) về C/O form AJ đi Nhật Bản
C/O Form AJ có thời hạn hiệu lực trong bao lâu?
Trả lời: C/O Form AJ có thời hạn hiệu lực tối đa là 12 tháng kể từ ngày cơ quan thẩm quyền ký cấp. Quá thời hạn này, chứng từ sẽ không còn giá trị để áp dụng ưu đãi thuế quan tại Nhật Bản.
Nếu hàng hóa quá cảnh (Transit) qua một nước thứ ba (ví dụ: Singapore hoặc Trung Quốc) trước khi đến Nhật, C/O AJ có bị mất hiệu lực không?
Trả lời: Không bị mất hiệu lực nếu đáp ứng quy định về vận chuyển trực tiếp. Hàng hóa phải giữ nguyên trạng, không được phép đưa vào thị trường tiêu thụ tại nước quá cảnh, và không trải qua bất kỳ công đoạn gia công nào khác ngoài việc bốc dỡ, bảo quản. Doanh nghiệp cần xin thêm Chứng từ chứng minh không can thiệp vào hàng hóa (Certificate of Non-Manipulation) do Hải quan nước quá cảnh cấp để xuất trình kèm theo.
Một số lỗi thường gặp khiến C/O Form AJ bị bác bỏ
Bất đồng bộ dữ liệu (Data Mismatch): Số lượng hàng, trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng tổng (Gross Weight) hoặc mô tả tên hàng trên C/O không khớp chính xác với Invoice và Bill of Lading.
Áp sai mã HS Code: Mã HS Code của thành phẩm hoặc nguyên liệu đầu vào trên bảng giải trình BOM lệch so với mã HS Code trên tờ khai hải quan.
