C/O Form AJ là gì? Quy trình xin cấp C/O AJ đi Nhật Bản
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) mẫu AJ là chứng từ pháp lý do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho hàng hóa xuất khẩu được hưởng các ưu đãi thuế quan đặc biệt theo Hiệp định Đối tác kinh tế toàn diện ASEAN – Nhật Bản (AJCEP). Là đơn vị logistics chuyên nghiệp, Fastrans hiểu rất rõ quy trình để xin C/O form AJ. Qua bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp cho quý khách hàng cái nhìn toàn diện từ khái niệm, tiêu chí xuất xứ, checklist hồ sơ cho đến quy trình xin cấp C/O mẫu AJ đi Nhật Bản mới nhất, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và thông quan thuận lợi.
C/O Form AJ là gì? Cơ sở pháp lý về C/O form AJ
1. Khái niệm chứng nhận xuất xứ Form AJ
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa mẫu AJ (C/O Form AJ) là chứng từ pháp lý đặc thù do các cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu thuộc khối ASEAN cấp cho hàng hóa xuất khẩu sang Nhật Bản (và ngược lại), nhằm khẳng định nguồn gốc hàng hóa đạt tiêu chuẩn quy định của Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện ASEAN – Nhật Bản (AJCEP), có hiệu lực bắt đầu từ năm 2008.
Đối với doanh nghiệp Việt Nam, sở hữu C/O mẫu AJ mang lại hai lợi ích thương mại cực kỳ to lớn:
- Nâng cao vượt bậc lợi thế cạnh tranh: Thị trường Nhật Bản vô cùng khắt khe về chất lượng và xuất xứ. Việc có chứng từ xuất xứ AJCEP rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các tập đoàn phân phối lớn, xây dựng quan hệ thương mại bền vững.
- Giảm thiểu tối đa chi phí thuế quan: Hàng hóa có C/O mẫu AJ khi nhập khẩu vào Nhật Bản được áp dụng mức thuế suất ưu đãi đặc biệt AJCEP, phần lớn giảm dần về mức 0%, mang lại ưu thế chi phí trực tiếp so với mức thuế tối huệ quốc (MFN).
2. Cơ sở pháp lý về C/O form AJ
| Văn bản điều chỉnh | Cơ quan ban hành | Vai trò và nội dung điều chỉnh trọng tâm |
| Nghị định số 31/2018/NĐ-CP | Chính phủ | Quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương về xuất xứ hàng hóa, thiết lập khung pháp lý nền tảng cho việc cấp, thu hồi và hủy bỏ C/O. |
| Thông tư số 05/2018/TT-BCT | Bộ Công Thương | Quy định chung về xuất xứ hàng hóa và các biểu mẫu kê khai xuất xứ cho thương nhân. |
| Thông tư số 37/2022/TT-BCT | Bộ Công Thương | Hướng dẫn chi tiết Quy tắc xuất xứ hàng hóa trong Hiệp định AJCEP và quy định mẫu C/O AJ. |
| Thông tư số 36/2023/TT-BTC | Bộ Tài chính | Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận xuất xứ hàng hóa. |
| Thông tư số 44/2023/TT-BCT | Bộ Công Thương | Sửa đổi Thông tư số 05/2018/TT-BCT; cập nhật quy tắc cụ thể mặt hàng (PSR) và thay thế biểu mẫu khai báo “WO”. |
| Nghị định số 146/2025/NĐ-CP | Chính phủ | Quy định về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực công nghiệp và thương mại, tạo cơ sở pháp lý cho cải cách thủ tục hành chính. |
| Thông tư số 40/2025/TT-BCT | Bộ Công Thương | Quy định về cấp C/O và chấp thuận bằng văn bản cho thương nhân tự chứng nhận xuất xứ theo khoản 6 Điều 28 Nghị định số 146/2025/NĐ-CP. |
| Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP | Chính phủ | Quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu số quốc gia, thúc đẩy cơ chế chia sẻ dữ liệu liên thông. |
| Thông tư số 12/2026/TT-BCT | Bộ Công Thương | Bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Công Thương nhằm đồng bộ hóa quy trình cấp C/O. |
Các tiêu chí xác định xuất xứ hàng hóa đối với C/O Form AJ
Hàng hóa được công nhận xuất xứ và cấp C/O mẫu AJ khi đáp ứng các tiêu chuẩn xuất xứ nghiêm ngặt, được ghi rõ tại Ô số 7 (Box 7) trên phôi chứng nhận. Dưới đây là bốn tiêu chí xuất xứ cơ bản mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ:
| Tiêu chí xuất xứ | Ký hiệu | Giải thích chi tiết & Ví dụ thực tế |
| Xuất xứ thuần túy | WO (Wholly Obtained) | Hàng hóa được khai thác hoặc sinh trưởng 100% tại Việt Nam. Ví dụ: Thủy hải sản đánh bắt tại vùng biển VN, trái cây (xoài, thanh long) trồng và thu hoạch tại VN. |
| Sản xuất toàn bộ | PE (Produced Entirely) | Hàng hóa được chế biến hoàn toàn tại Việt Nam từ những nguyên liệu cũng đã đạt tiêu chuẩn xuất xứ của AJCEP. |
| Hàm lượng giá trị khu vực | RVC (Regional Value Content) | Giá trị nguyên vật liệu có nguồn gốc từ các nước ASEAN và Nhật Bản cấu thành nên sản phẩm phải đạt tỷ lệ quy định. Yêu cầu: Thường RVC tối thiểu 40%. |
| Chuyển đổi mã số hàng hóa | CTC (Change in Tariff Classification) | Nguyên liệu nhập khẩu từ nước ngoài (ngoài ASEAN và Nhật Bản) trải qua quá trình gia công tại Việt Nam làm thay đổi mã HS Code của thành phẩm. Phân loại: Chuyển đổi Chương (CC), Chuyển đổi Nhóm (CTH), Chuyển đổi Phân nhóm (CTSH). |
| CÔNG THỨC TÍNH RVC CHUẨN HIỆP ĐỊNH AJCEP (Yêu cầu >= 40%): RVC = ((FOB – VNM) / FOB) * 100% >= 40% Trong đó: – FOB (Free On Board): Trị giá xuất khẩu của sản phẩm tại cảng đi của nước xuất khẩu. – VNM (Value of Non-Originating Materials): Trị giá của nguyên liệu không có xuất xứ (nhập khẩu trực tiếp hoặc không thể chứng minh nguồn gốc xuất xứ). |
Quy trình chi tiết khai báo xin cấp C/O form AJ
1. Thiết lập tài khoản thương nhân trên cổng thông tin điện tử
Để được phép đề nghị cấp C/O mẫu AJ, thương nhân phải hoàn thành thủ tục đăng ký thông tin ban đầu nhằm xác lập tư cách pháp lý trên Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử (eCoSys) của Bộ Công Thương.
- Tạo tài khoản dịch vụ công: Thương nhân truy cập vào địa chỉ trực tuyến dichvucong.moit.gov.vn/Register.aspx để thực hiện khai báo thông tin doanh nghiệp. Quá trình khai báo đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối đối với các thông tin cốt lõi như mã số thuế, địa chỉ trụ sở và thông tin người đại diện pháp luật. Các tệp tin đính kèm trong bước đăng ký này bắt buộc phải giới hạn dung lượng dưới 5MB để đảm bảo hiệu năng truyền tải của hệ thống.
- Khai báo thông tin trên hệ thống eCoSys: Sau khi tài khoản dịch vụ công được phê duyệt, thương nhân thực hiện liên kết và khai báo hồ sơ đăng ký thương nhân lần đầu trên hệ thống eCoSys tại địa chỉ www.ecosys.gov.vn.
- Thẩm định và kích hoạt: Cán bộ trực thuộc Phòng quản lý Xuất Nhập Khẩu của Bộ Công Thương sẽ tiến hành đối chiếu và phê duyệt tài khoản trực tuyến. Doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với cơ quan thẩm quyền để đẩy nhanh tiến độ phê duyệt trong các trường hợp cấp bách. Khi tài khoản được kích hoạt, thương nhân sử dụng chữ ký số (chứng thư số doanh nghiệp – USB Token) để thực hiện các giao dịch điện tử và ký số trực tiếp lên các chứng từ đính kèm.
2. Trình tự sáu bước thực hiện cấp C/O
Trình Tự 6 Bước Xin Cấp C/O Mẫu AJ Trên Hệ Thống eCoSys
Bước 1: Khai báo và nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O
Doanh nghiệp truy cập cổng eCoSys (www.ecosys.gov.vn), kê khai đầy đủ các thông tin của lô hàng xuất khẩu (Tên hàng, Trị giá, Cảng bốc dỡ, Số tàu, Mã HS…). Đính kèm các chứng từ pháp lý đã được ký số bằng chữ ký điện tử của doanh nghiệp và ấn gửi hồ sơ duyệt trực tuyến. Trong một số trường hợp đặc thù, doanh nghiệp có thể nộp trực tiếp hồ sơ giấy tại trụ sở Tổ chức cấp C/O.
Bước 2: Thẩm định hồ sơ và phản hồi hệ thống
Cán bộ chuyên trách tại Tổ chức cấp C/O sẽ tiến hành đối chiếu, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Hệ thống sẽ trả về 1 trong 5 trạng thái phản hồi cụ thể:
1. Chấp nhận cấp C/O: Hồ sơ hoàn toàn hợp lệ, thông báo thời gian nhận kết quả cụ thể.
2. Đề nghị bổ sung chứng từ: Chỉ rõ danh mục tài liệu còn thiếu cần nộp thêm.
3. Đề nghị kiểm tra lại chứng từ: Yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc hiệu chỉnh lại các số liệu mâu thuẫn.
4. Từ chối cấp C/O: Áp dụng khi lô hàng vi phạm các quy định về xuất xứ tại Nghị định số 31/2018/NĐ-CP hoặc thời gian xuất khẩu thực tế đã vượt quá 01 năm.
5. Đề nghị kiểm tra thực tế cơ sở sản xuất: Áp dụng khi có nghi ngờ nghiêm trọng về năng lực hoặc quy trình sản xuất thực tế tại nhà máy.
Bước 3: Thẩm định hồ sơ bổ sung và trình ký
Doanh nghiệp cập nhật các chứng từ bổ sung hoặc sửa đổi theo yêu cầu của cán bộ trực tiếp lên hệ thống eCoSys. Cán bộ thẩm định lại lần hai, nếu đạt yêu cầu sẽ phê duyệt điện tử và trình hồ sơ lên cấp lãnh đạo có thẩm quyền ký duyệt ban hành.
Bước 4: Ký phê duyệt và phân loại phương thức trả kết quả
Người có thẩm quyền xem xét hồ sơ và thực hiện phê duyệt theo một trong hai hình thức:
– Hình thức phê duyệt C/O điện tử: Ký duyệt trực tuyến và trả kết quả tệp tin C/O dưới dạng PDF đã ký số hoàn chỉnh cho thương nhân trực tiếp trên eCoSys. Khi đó, quy trình kết thúc ngay lập tức (không cần thực hiện Bước 5 và 6).
– Hình thức phê duyệt C/O giấy: Ký trực tiếp bằng tay lên phôi giấy vật lý. Cán bộ tiếp tục chuyển sang Bước 5.
Bước 5: Đóng dấu vật lý và đóng trạng thái hồ sơ
Đối với hình thức cấp C/O giấy, cán bộ cấp C/O sẽ tiến hành đóng con dấu cơ quan lên phôi giấy C/O đã được ký duyệt, ghi nhận thông số vào sổ theo dõi nội bộ của cơ quan và đóng trạng thái hồ sơ trên hệ thống eCoSys.
Bước 6: Trả kết quả trực tiếp hoặc qua bưu chính
Tổ chức cấp C/O tiến hành bàn giao bản gốc C/O giấy hoàn chỉnh (Original) và các bản sao cho người đại diện của doanh nghiệp trực tiếp tại văn phòng hoặc gửi chuyển phát nhanh qua bưu chính theo yêu cầu đăng ký.
Check list thành phần hồ sơ xin cấp C/O mẫu AJ gồm những gì?
Hồ sơ đề nghị cấp C/O đầy đủ bao gồm các chứng từ sau:
- Đơn đề nghị cấp C/O (Form mẫu): Đã được khai hoàn chỉnh, ký đóng dấu bởi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
- Mẫu C/O Form AJ: Đã được đánh máy chính xác thông tin (1 bản gốc – Original và 2 bản sao – Triplicate).
- Tờ khai hải quan xuất khẩu: Bản in từ hệ thống ECUS/VNACCS đã có kết quả thông quan và đóng dấu của DN.
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản do doanh nghiệp phát hành cho đối tác Nhật Bản.
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): 1 bản chi tiết về trọng lượng, quy cách đóng gói.
- Vận đơn đường biển (Bill of Lading) hoặc Vận đơn hàng không (Airway Bill): 1 bản sao có đóng dấu sao y.
- Bảng giải trình tiêu chí xuất xứ (BOM – Bill of Materials): Đây là chứng từ kỹ thuật quan trọng nhất. Bạn phải giải trình rõ quy trình sản xuất, định mức nguyên vật liệu, hóa đơn mua bán nguyên liệu trong nước hoặc tờ khai nhập khẩu nguyên liệu đầu vào để chứng minh hàng đạt tiêu chí RVC hoặc CTC.
Các câu hỏi thường gặp (FAQs) về C/O form AJ đi Nhật Bản
C/O Form AJ có thời hạn hiệu lực trong bao lâu?
Trả lời: C/O Form AJ có thời hạn hiệu lực tối đa là 12 tháng kể từ ngày cơ quan thẩm quyền ký cấp. Quá thời hạn này, chứng từ sẽ không còn giá trị để áp dụng ưu đãi thuế quan tại Nhật Bản.
Nếu hàng hóa quá cảnh (Transit) qua một nước thứ ba (ví dụ: Singapore hoặc Trung Quốc) trước khi đến Nhật, C/O AJ có bị mất hiệu lực không?
Trả lời: Không bị mất hiệu lực nếu đáp ứng quy định về vận chuyển trực tiếp. Hàng hóa phải giữ nguyên trạng, không được phép đưa vào thị trường tiêu thụ tại nước quá cảnh, và không trải qua bất kỳ công đoạn gia công nào khác ngoài việc bốc dỡ, bảo quản. Doanh nghiệp cần xin thêm Chứng từ chứng minh không can thiệp vào hàng hóa (Certificate of Non-Manipulation) do Hải quan nước quá cảnh cấp để xuất trình kèm theo.
Một số lỗi thường gặp khiến C/O Form AJ bị bác bỏ
Bất đồng bộ dữ liệu (Data Mismatch): Số lượng hàng, trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng tổng (Gross Weight) hoặc mô tả tên hàng trên C/O không khớp chính xác với Invoice và Bill of Lading.
Áp sai mã HS Code: Mã HS Code của thành phẩm hoặc nguyên liệu đầu vào trên bảng giải trình BOM lệch so với mã HS Code trên tờ khai hải quan.
Liên hệ Fastrans để được tư vấn miễn phí về C/O form AJ
Việc chuẩn bị hồ sơ và xin cấp C/O mẫu AJ trực tuyến tuy yêu cầu trình độ chuyên môn cao nhưng hoàn toàn có thể tối ưu hóa và thực hiện trơn tru nếu doanh nghiệp thiết lập một quy trình kiểm duyệt dữ liệu chéo kỹ lưỡng trước khi nộp hồ sơ. Sự cẩn trọng trong khâu chuẩn bị bảng giải trình định mức nguyên vật liệu (BOM) chính là yếu tố quyết định tốc độ thông quan của toàn bộ lô hàng.
Nếu quý doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc tính toán tỷ lệ RVC, xác lập tiêu chí xuất xứ CTC hay hoàn tất thủ tục mở tài khoản trên cổng eCoSys, hãy liên hệ ngay với Fastrans VN để nhận được sự tư vấn, cố vấn nghiệp vụ và cung cấp giải pháp trọn gói chất lượng cao.
